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POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO
1. INTRODUCCIÓN Y FINALIDAD
Grupo Vibe y sus empleados se comprometen a llevar a cabo los negocios de la empresa de manera legal, ética, transparente y profesional. Por lo tanto, esta es la postura que deben adoptar las empresas del Grupo, basada en las leyes anticorrupción.
Con este fin, esta política garantiza que los empleados y representantes del Grupo Vibe comprendan los requisitos generales de las leyes anticorrupción, en particular, pero no se limita a, la Ley Federal 12.846/2013 - Ley Anticorrupción y Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), y también sirve como herramienta de prevención para evitar conflictos y violaciones legales.
Para efectos de esta Política, Grupo Vibe considera que las leyes anticorrupción se aplican a todos los empleados, incluidos los miembros del consejo de administración, y a terceros que actúen en nombre de la compañía.
Todos aquellos que representen a Grupo Vibe como consultores, prestadores de servicios, socios comerciales y proveedores serán informados sobre esta Política y se comprometerán a cumplir con todas las leyes anticorrupción, lo cual es un requisito previo para actuar en nombre de Grupo Vibe.
Esta Política también destaca el compromiso de cumplir con los demás requisitos legales aplicables al negocio, los derechos humanos y las directrices del Grupo Vibe y repudia cualquier forma degradante de trabajo, discriminación o acoso.
El Grupo Vibe establece procedimientos, con la descripción de los controles internos que deben ser ejercidos por los empleados para adaptar y fortalecer el logro de los objetivos establecidos y la mejora continua del sistema de gestión antisoborno y cumplimiento, brindando apoyo a la misión, continuidad y sostenibilidad institucional, buscando inhibir o mitigar cualquier riesgo derivado del negocio y los procesos de la organización, así como, determinar los requisitos relacionados con los grupos de interés, difundir la cultura de estos controles con los preceptos éticos, principios, políticas y buenas prácticas de Gobierno Corporativo e Integridad, asegurando que la información producida sea integral y confiable para la toma de decisiones, el cumplimiento de las obligaciones de transparencia y rendición de cuentas.
Después de leer esta política, el empleado debe confirmar la lectura y registrar su acuerdo con los términos. Esto será prueba de que conoce las políticas de Vibe Group, el Código de Conducta y su compromiso con la empresa y las consecuencias del incumplimiento de cualquiera de ellos. Los empleados que tengan dudas o preguntas sobre la aplicación de la política, ley o reglamento anticorrupción deben solicitar aclaraciones a su líder inmediato o, si es necesario, buscar apoyo del equipo legal.
2. PRINCIPIOS DE CUMPLIMIENTO DE GRUBO VIBE
Todos los empleados que hacen negocios en nombre de Grupo Vibe deben actuar de manera transparente con el cliente. Toda la información y condiciones comerciales deberán ser formalizadas y transmitidas al cliente, para su debida aceptación, mediante la firma de personas legalmente autorizadas para:
• Entrega de objetos o servicios;
• Formalización de contratos;
• Formalización de los cambios necesarios o complementarios;
3. CONOCIMIENTO
Los empleados deben mantener registros que reflejen sus procesos de manera precisa y justa y establecer controles para garantizar que todas las transacciones se realicen de manera transparente y de acuerdo con las necesidades del cliente.
Estos requisitos tienen como objetivo evitar expectativas erróneas sobre el objeto contratado, que afecten la percepción de calidad de Grupo Vibe en el mercado.
Para ello, los empleados deben:
• Participar activamente en capacitaciones para estar al tanto de nuestras soluciones y flujos;
• Comprender completamente la demanda de los clientes;
• Asegurarse de que el cliente ha entendido el contrato;
• Presentar soluciones que, con propiedad, sin subterfugios o información incorrecta, cumplan con los requisitos
necesidades del cliente;
4. CONTRATOS FORMALES
Todos los empleados y terceros que actúen en nombre de Grupo Vibe deben cumplir íntegramente con esta política. Por lo tanto, los empleados y terceros que actúen en nombre del Grupo Vibe tienen prohibido ofrecer, prometer, hacer, autorizar o proporcionar (directa o indirectamente, incluso a través de terceros) cualquier ventaja indebida, pagos, regalos o la transferencia de cualquier valor a cualquier funcionario público o privado (incluidos sus familiares), que influya o recompense cualquier acción o decisión oficial de dicha persona en beneficio de la empresa o de ellos mismos.
Cualquier promesa debe pasar por aprobaciones internas formales, lo que garantiza que el contenido del contrato se entregará de manera efectiva. Se prohíben las ventas informales con condiciones o artículos que no estén explícitos en un contrato firmado y/o sin el debido procedimiento de aprobación interna.
Recomendaciones
• Identificación previa de los requisitos del cliente;
• Aprobaciones internas previamente formalizadas;
• Formalización explícita en el contrato de todos los requisitos;
• Verificar todos los documentos y validar toda la información;
4.1 Vigencia contractual
La ejecución de los servicios contratados sólo se autorizará tras la firma del SOW (Statement of Work) o del Contrato, que deberá ser firmado por el cliente y posteriormente adherido al sistema utilizado internamente.
El empleado que trabaja en el área de ventas debe estar seguro de toda la información del cliente necesaria para que Grupo Vibe sea contratado y pueda realizar las facturas resultantes, y debe estar convencido de quién debe ser la persona responsable de firmar los documentos.
El manejo del cierre de ventas de documentos o cesionarios no válidos no será
aceptada por Grupo Vibe.
Recomendaciones
• Verificar los requisitos del cliente antes de que el proceso de venta genere una propuesta;
• Identificación de toda la información que tiene el cliente en su proceso para formalizar un
Contratación/Autorización de facturación.
• Identificación de los responsables de las firmas de cada documento;
• Jornada sobre la posesión de todos los documentos debidamente firmados antes de la formalización
de la venta;
• Conferencia de las atribuciones de los responsables;
5. TRANSPARENCIA
El Grupo Vibe adopta criterios transparentes para establecer el cumplimiento y fortalecer el entorno de control interno, con el fin de promover las mejores prácticas de gobierno corporativo, con el fin de mantener la calidad de la información y promover la transparencia, en los siguientes aspectos:
• Posibilitar el acceso a la información institucional. La información debe ser completa, precisa y clara, y debe existir una amplia difusión de datos e información al órgano interno y a los grupos de interés, de forma clara, accesible y comprensible, respecto de los programas, acciones, proyectos y actividades llevadas a cabo por el Grupo Vibe;
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y aplicables, con el objetivo de la transparencia y el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos internos establecidos;
• El Grupo Vibe debe adoptar mecanismos en sus procedimientos internos que permitan prevenir, detectar y remediar riesgos que no sean coherentes con una actuación ética, recta y transparente para la existencia de un ciclo de cumplimiento efectivo;
• Debe haber transparencia en las funciones de los empleados, favoreciendo la comunicación y la transmisión de información entre áreas sobre cualquier comportamiento inapropiado, ilegal o poco ético;
• El Control Interno debe actuar como instancia preventiva de posibles ocurrencias de desviaciones en la aplicación de los recursos, implementando acciones que fortalezcan la integridad, fomenten prácticas de control social, transparencia y promoción de la ética;
6. CONFIDENCIALIDAD
Los empleados mantendrán total confidencialidad sobre la información confidencial a la que hayan tenido acceso como consecuencia del ejercicio de su función, quedando terminantemente prohibida la divulgación de dicha información a personas no cualificadas o que puedan utilizarla de forma indebida.
Cuando el trabajador tenga acceso a la denominada "información confidencial", deberá abstenerse de divulgarla o utilizarla en beneficio propio o de terceros.
Se entiende por "información confidencial" aquella de carácter materialmente relevante y confidencial, cuyo uso o divulgación indebida puede, entre otras consecuencias, influir en el precio de mercado. Los asuntos personales y comerciales de los clientes serán tratados con la más estricta confidencialidad, y no deben ser revelados a ninguna otra empresa o persona, interna o externa, sin su autorización previa.
7. LA IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS JURÍDICO
El equipo legal analiza y envía todas las consideraciones apropiadas, planteando ilegalidades, sugiriendo cambios y también destacando puntos importantes. El análisis que pasa el departamento legal debe ser interno y cauteloso. La ponderación llevada a cabo por el departamento legal requiere tiempo para la lectura y análisis exhaustivo de todas las cláusulas y términos.
8. RELACIÓN CON EL ENTE PÚBLICO (Ley 12.846 de agosto de 2013)
En las relaciones entre las empresas del Grupo Vibe y los Organismos Públicos, todos y cada uno de los procesos deben seguir los preceptos legales de la administración pública sin infringir los puntos enumerados en la ley.
En los procesos de venta para la Administración Pública no está prohibido proporcionar información para que la Administración Pública genere los términos de referencia y, en consecuencia, los avisos. Sin embargo, es necesario proporcionar la información de manera justificada al objeto del término de referencia/aviso.
Los empleados del área de ventas deben mantener la integración con otras competencias (legales, fiscales, laborales, económico-financieras y técnicas) para justificar correctamente, y principalmente, entender qué tipo de negocio/objeto quiere contratar el cliente.
El objetivo aquí no es solo garantizar la parte legal, sino también minimizar al máximo los retrabajos o sorpresas a la hora de participar en las licitaciones y, por otro lado, maximizar los beneficios y la satisfacción del cliente. Toda información que pueda caracterizar o parecer algún tipo de delito para el proceso público debe ser tratada de manera ejemplar, y debe ser reportada en el Canal Ético y/o reportada directamente al Equipo Legal.
Ejemplos: acordar precios, propuestas de cobertura, pago a intermediarios, etc.
La garantía del negocio del Grupo Vibe está respaldada por la competencia legal, fiscal, laboral, económico-financiera, técnica y comercial. Esto debe ser utilizado para asegurar el éxito de la obra, siempre mirando la parte legal y el objeto a contratar por parte de la entidad pública;
9. CONDICIONES GENERALES
GRUPO VIBE designó al Equipo Legal como Oficial de Cumplimiento, responsable de verificar, investigar y gestionar todo el sistema de gestión antisoborno y cumplimiento, reportando directamente al Comité de Cumplimiento y al Consejo de Administración. Tiene plena autoridad e independencia en el sistema de gestión antisoborno y cumplimiento.
Todas y cada una de las situaciones que puedan representar una violación a esta Política deberán ser puestas en conocimiento de Grupo Vibe con anticipación, a través del Equipo Legal, a través del correo electrónico: juridico@vibetecnologia.com, o a través del Canal Ético, disponible en https://etica.vibetecnologia.com/.
Bajo ninguna circunstancia se permitirá ningún tipo de represalia, persecución o cualquier otra forma de vergüenza a los denunciantes y a los involucrados que, de buena fe, proporcionen información sobre cualquier violación de esta Política.
Esta Política no agota todas y cada una de las situaciones que puedan encontrarse en la conducción diaria de los negocios. Por lo tanto, siempre que exista alguna duda sobre el cumplimiento o no de los lineamientos de este documento, cualquier empleado puede enviar su pregunta al Equipo Legal, a través del correo electrónico: juridico@vibetecnologia.com.
La violación de esta Política y otros requisitos del sistema de gestión antisoborno y cumplimiento, en su totalidad o en parte, puede someter al infractor a las sanciones previstas en el Código de Conducta, además de las sanciones civiles, penales y administrativas.
Esta Política entra en vigor a partir de su divulgación, sin previsión de terminación, y debe ser revisada anualmente.