Como ter uma gestão de TI bem definida? Saiba tudo aqui

A tecnologia da informação (TI) é uma aliada muito importante para empresas de todos os segmentos. Os colaboradores de TI não estão presentes somente para a configuração de e-mails e o conserto de computadores. Eles desempenham funções fundamentais para a estratégia dos negócios.

A gestão de TI engloba o acesso e o armazenamento de dados da empresa. Além disso, traz a inovação para dentro da organização por meio de ferramentas que facilitam a rotina de colaboradores e gestores, influenciando e melhorando a operação logística.

Neste post, vamos trazer várias informações sobre o assunto. Você vai entender o que é a gestão de TI e qual é a sua importância para as organizações. Receba ainda dicas interessantes para ter uma gestão de TI bem definida. Compreenda também os principais desafios da gestão de TI e descubra como superá-los com alguns cuidados que devem ser tomados pelos gestores. Boa leitura!

O que é gestão de TI?

O conceito de gestão pode ser definido como a função de coordenar atividades, recursos, projetos e métodos que auxiliam as empresas no alcance de objetivos estratégicos. O gerenciamento dos recursos e das tarefas que envolvem a segurança e a tecnologia da informação empresarial está relacionado à administração de softwares e hardwares corporativos e a outras tarefas como:

1. cuidado com os servidores;

2. realização de backups;

3. gerenciamento de helpdesk;

4. armazenamento de dados em nuvem;

5. manutenção de sistemas internos;

6. manutenção do funcionamento das redes.

A gestão de TI gerencia os empreendimentos com o uso de tecnologia. Ela tem a responsabilidade de proteger os dados e de criar projetos com os recursos disponíveis, priorizando os projetos de acordo com a estratégia da empresa. Os gestores desse setor têm a função de gerir os colaboradores e de alinhar as metodologias e os projetos da empresa com a TI, de acordo com as estratégias e os planejamentos das lideranças. Eles devem observar:

1. procedimentos de TI — as atividades e os processos são descritos de forma detalhada para a sua realização;

2. processos de TI — as atividades são organizadas com uma sequência lógica para a sua execução;

3. políticas de TI — a aquisição e o uso dos recursos e dos serviços devem ser realizados conforme as normas internas da organização.

A satisfação dos consumidores e dos parceiros deve ser o foco dos gestores, que precisam seguir as boas práticas na gestão de projetos de TI. Dicas excelentes podem ser encontradas na biblioteca ITIL (sigla para Information Technology Infrastructure Library), que foi organizada pelo governo da Inglaterra nos anos 80 para servir de guia aos empresários.

Qual é a importância da gestão de TI para empresas?

O objetivo da gestão de TI é ajudar empresas no uso de serviços e recursos da tecnologia da informação, promovendo o alcance de metas estratégicas. A gestão da TI contribui para que os líderes se mantenham focados no negócio, não nos processos. Isso aumenta a produtividade e a integração das equipes. Além disso, os gestores elevam a competitividade da empresa com a alocação racional dos investimentos, tornando o fluxo das informações mais transparente.

Com um mercado altamente competitivo, os consumidores passaram a exigir qualidade e agilidade na entrega de produtos ou serviços. O gerenciamento da tecnologia da informação aumenta a disponibilidade dos serviços de TI, fazendo com que a empresa obtenha melhorias nas suas operações. Outro benefício proporcionado é que as soluções inovadoras que diferenciam as organizações umas das outras são apontadas pela gestão de TI. Veja a seguir os principais motivos para apostar na gestão de TI!

Coleta de informações

Existe demanda por velocidade nas operações e nas entregas, mas também há um fluxo enorme de troca de informações. Os gestores de TI juntam e organizam esses dados para encontrar oportunidades de diferenciar a empresa no mercado. Por isso, a gestão de TI é indispensável para que as informações valiosas sejam capturadas e aproveitadas para superar a concorrência.

Os dados mais relevantes são a respeito dos comportamentos dos consumidores e da periodicidade e do volume das compras que eles realizam. Verificar como o público-alvo está agindo e o nível de satisfação dos clientes com os produtos ou serviços ofertados é outra função desempenhada pela gestão de TI. Essas informações utilizadas são extraídas do mercado e dos próprios clientes, após o cruzamento dos dados.

Compartilhamento de conhecimentos

A gestão de TI é aliada na criação de mecanismos que oportunizam a troca de informações e a colaboração entre as equipes, visto que reúne e organiza os dados colocando-os à disposição dos envolvidos. Essa conservação do conhecimento é essencial para a continuidade dos procedimentos quando um funcionário decide se desligar da empresa, por exemplo.

Os gestores de TI podem organizar, utilizar, registrar, compartilhar e proteger as informações mais valiosas da organização. Se algo acontecer com um colaborador importante, os dados sobre a empresa, incluindo os contatos, os fornecedores, os produtos ou os serviços não estarão perdidos para sempre! Eles estarão seguros e acessíveis para os responsáveis.

Oportunidade de inovação

Quando o assunto é inovação, a gestão de TI se destaca, pois ela não é apenas uma assistência técnica da informática e deve estar alinhada aos negócios. As inovações estão presentes em praticamente todas as operações das empresas que não querem ficar para trás. Normalmente, elas são implementadas pelos profissionais da tecnologia da informação. Algumas novidades envolvem ferramentas inteligentes e sistemas de gestão para o controle de estoque, finanças, contabilidade, entre outros setores.

Gerenciamento da operação logística

Com um sistema de TI fica mais fácil fazer o gerenciamento dos estoques, controlando as entradas e saídas diárias de produtos, bem como realizar o compartilhamento e a troca de informações com os fornecedores. Os dados são atualizados em tempo real com detalhes precisos acerca das operações logísticas realizadas todos os dias pelos colaboradores de diversos departamentos.

O que fazer para ter uma gestão de TI bem definida?

Para ter uma gestão de TI bem definida, que melhore as operações e os processos por meio de soluções inovadoras, é primordial realizar algumas ações que vão além de adquirir tecnologias e contratar profissionais especializados em tecnologia da informação. Acompanhe logo abaixo os passos que precisam ser dados para obter os melhores resultados da gestão de TI!

Planejamento estratégico

Elabore estratégias para usar a TI na sua empresa, de modo que a tecnologia se torne uma aliada no crescimento do negócio e no atendimento aos clientes, conforme as metas preestabelecidas. Faça um registro detalhado do que a gestão de TI precisa oferecer para a organização e do que as soluções disponíveis no mercado podem proporcionar. Fique atento para não cometer os seguintes erros:

1. registro exagerado de detalhes;

2. confusão da operação com a estratégia;

3. pensamentos pequenos ou grandes demais.

Depois de organizar isso, elabore o planejamento estratégico de TI direcionando a distribuição dos recursos e observando o planejamento estratégico corporativo. Caso a sua empresa não tenha esse documento, faça tudo de acordo com os propósitos dos seus líderes. Não adie a elaboração do planejamento estratégico sem ter razões que justifiquem as suas atitudes.

Registro dos chamados

O controle de chamados serve para organizar os pedidos e evitar o caos entre as equipes. Com ele, o gestor garante que as demandas sejam recebidas, classificadas e respondidas dentro dos padrões de qualidade desejados. Os chamados podem ocorrer por motivos diversos — desde os mais simples, como problemas com a Internet, até os mais complexos, como a necessidade de criar projetos com soluções que contribuam para a obtenção de resultados melhores.

Gerenciamento de incidentes ou problemas

Esse processo é útil para a retomada de serviços com agilidade e de modo a minimizar os riscos de prejuízos ao empreendimento. Para a sua aplicação, é preciso fazer o reconhecimento dos incidentes ou problemas, registrar as informações colhidas no sistema ou em planilha, classificar e definir quando a dificuldade deve ser resolvida. Após, o incidente deve ser solucionado com a documentação de tudo o que foi realizado.

Quais são os principais desafios da área?

Gerenciar equipes de TI pode ser um trabalho desafiador para os gestores, tendo em vista que não é fácil localizar profissionais capacitados nessa área. Os responsáveis pela gestão de TI, além de criar diversos relatórios, cuidam para seguir os requisitos da governança corporativa. Para isso, eles devem estar atentos às exigências legais sobre privacidade e segurança de dados. Observe outros desafios relevantes!

Disponibilidade dos serviços de TI

Os serviços de TI não podem ficar indisponíveis, já que as vendas dos produtos dependem deles no mundo digital. Do mesmo modo, a comunicação entre os integrantes das equipes e os clientes da empresa deve estar sempre em pleno funcionamento. Basta uma indisponibilidade dos serviços para a reputação do empreendimento ser abalada.

Redução de custos

Além da redução dos riscos, a gestão de TI é eficiente na mensuração dos impactos dos investimentos em sua área. O gestor verifica a necessidade de cada gasto e justifica aos demais gestores se é aconselhável ou não fazer o investimento e se é possível optar por soluções menos dispendiosas.

Atualização de competências

Manter-se atualizado diante das mudanças que ocorrem rapidamente nos ambientes de TI é um enorme desafio ao gestor, que precisa estar sempre atento às novidades. Somente com atualização constante ele vai ter competência técnica para gerenciar as equipes, oferecer treinamentos satisfatórios, administrar os provedores de serviços e gerenciar as estruturas de TI existentes.

Alinhamento da TI com o negócio

Alinhar a TI e o restante da empresa por meio da tecnologia para alcançar vantagem competitiva sobre a concorrência não é tarefa fácil. O gestor necessita utilizar as ferramentas adequadas junto à análise da missão e da cultura da empresa. É possível que isso envolva a superação do preconceito e da falta de informação que podem surgir de líderes de outros departamentos.

Segurança das informações

As informações de uma empresa têm muito valor, motivo pelo qual devem ser protegidas de terceiros mal-intencionados. Para conseguir a proteção almejada, todos os colaboradores são conscientizados sobre normas de segurança e questões técnicas, como vírus e cuidados com hackers.

Quais cuidados os gestores de TI devem tomar?

Depois de conhecer os desafios da gestão de TI, chegou a hora de compreender quais são os cuidados que o gestor de TI deve tomar para cumprir bem o seu papel. A condução da equipe e o gerenciamento da tecnologia da informação estão sob a sua responsabilidade. Confira as dicas práticas para evitar problemas na gestão de TI!

Qualificação da equipe

O gestor de TI cuida das questões técnicas, mas também precisa observar a sua equipe para verificar se seus integrantes estão capacitados e trabalham em conjunto. A colaboração entre todos é uma exigência da atualidade. Por esse e outros motivos, é essencial que eles se tratem com cortesia. Faça perguntas e ouça o time. Isso ajuda a entender possíveis dificuldades e encontrar as soluções. Analise as experiências de fora para se certificar de que todos estão atualizados e adaptados à realidade da empresa.

Avaliação de desempenho

Avaliar o desempenho dos colaboradores após a implementação de projetos é um passo que não pode ser negligenciado. Utilize os indicadores para realizar a avaliação e estimule o feedback das equipes, criando métricas que representam a performance do time de TI. Se for preciso, pense no desenvolvimento de soluções tecnológicas específicas para a sua empresa e no uso de tecnologias estratégicas.

Atualização das ferramentas

A agilidade das mudanças causadas pela transformação digital exige a revisão rotineira das soluções utilizadas. Dentro de pouco tempo, uma tecnologia pode ser superada e outra mais avançada ocupar o seu lugar. Isso modifica os processos e projetos quanto a dinâmica dos trabalhos. Mantenha as ferramentas tecnológicas atualizadas para não ficar preso a estruturas ineficientes e inflexíveis.

Enfim, se você deseja ter uma gestão de TI bem definida, abrace as transformações, aceite mudanças constantes, incentive a experimentação e possibilite o aprendizado dos profissionais que estão ao seu lado. Aprenda a lidar com os desafios de um mundo de incertezas que impede previsões a longo prazo, devido à alteração constante da nossa realidade.

Agora você já sabe como ter uma gestão de TI eficiente! Se gostou deste artigo, compartilhe-o em suas redes sociais e ajude a divulgar este conteúdo.