Integração de sistemas: o que é, como funciona e quando você precisa

Quem precisa ser o agente de transformação digital na empresa sabe que um dos principais problemas nas instituições são os vários sistemas que são operados ao mesmo tempo, não é mesmo?

Esse problema deixa as empresas mais improdutivas e lentas. Os colaboradores precisam usar sistemas distintos, que não conversam entre si e nem mesmo possuem padrão nas informações que armazenam. Dessa forma, é comum que os trabalhadores precisem inserir várias vezes uma mesma informação, em sistemas diferentes, o que ocasiona muitos erros e inconsistências nos dados. Isso impacta diretamente a tomada de decisões da empresa, já que os dados são de menor confiança ou estão desatualizados.

Esse tempo perdido faz com que os processos sejam mais confusos e, sem necessidade, muito mais complexos. O atendimento aos consumidores também fica prejudicado, tornando a experiência dos clientes ruim e ineficiente em reter esses clientes.

Mas sua empresa não precisa continuar nesse cenário. Você sabe o que é integração de sistemas? Neste texto, você verá tudo que precisa entender para colocar sua empresa em outro patamar. Continue lendo para saber como!

Como funciona a integração de sistemas?

A integração de sistemas é uma técnica usada para otimizar o desempenho das empresas e aumentar a organização de cada operação da instituição. Como resultado, os processos ficam mais simples, reduzindo gargalos, o que faz com que os custos diminuam e os clientes fiquem mais satisfeitos.

Isso se dá com a criação de rotinas de trabalho automatizadas e mais comunicativas, aumentando a colaboração entre as equipes e colaboradores e adotando estratégias mais alinhadas para que os sistemas funcionem juntos, reduzindo significativamente a quantidade de trabalho manual necessária para manter vários sistemas atualizados.

De forma simples, integrar sistemas significa criar uma estratégia para reduzir esforços manuais repetitivos, centralizar informações e permitir que um ou mais sistemas receba ou envie informações para outros softwares.

Um exemplo prático de como a integração é útil

Aqui vamos relatar um exemplo bem simplificado e didático. Se você já sabe o que uma integração de sistemas pode fazer, pule até a parte de “Vantagens e Benefícios”.

Imagine que você possui uma agência de turismo. Você contratou uma empresa especializada para desenvolver um sistema de gestão para cadastrar todas as informações de seus clientes, como nome, CPF, email, telefone e todas as viagens que cada um já realizou. Esses são dados valioso para você! Afinal, é conhecendo seu cliente que você pode enviar as melhores ofertas e promoções.

Agora imagine que sua empresa cresceu, e você contratou mais uma ferramenta para gerenciar seus contratos e passagens aéreas. Adicionalmente, você também possui um sistema para pagamento online. Você tem uma gestão bem mais organizada e seus clientes estão felizes com o atendimento, mas seus funcionários já não produzem como antes. Agora, demoram bem mais para finalizar uma venda:

1. Cadastram o cliente no sistema de gestão;

2. Cadastram o cliente no sistema de contratos;

3. Cadastram o cliente no sistema de pagamentos;

4. Efetuam uma venda! Após gerar o contrato, devem receber a assinatura e criar o link para pagamento;

5. O cliente paga, o funcionário volta ao sistema de gestão e insere manualmente a informação de que o cliente pagou;

6. Funcionário também atualiza no cadastro a informação do local da viagem…

Note que é um grande esforço, cheio de tarefas repetitivas, desnecessárias e que são facilmente esquecidas ou digitadas de forma errada.

No meio de tantas tarefas, seu funcionário pode cometer alguns pequenos erros, como cadastrar que o cliente viajou para Belém do Pará, em vez de Belém na Palestina. Ou pode ter digitado errado um dos números do comprovante de pagamento, e você pode vier a cobrar indevidamente o pagamento de um cliente que já pagou.

Além disso, agora seu funcionário tem menos tempo para fazer o que ele faz de melhor: atender os clientes e vender!

A culpa não é da digitalização da sua empresa. Quando bem feito, a adoção de sistemas e outras ferramentas tecnológicas tende a aumentar a produtividade e o lucro! E nesse cenário, a integração de sistemas pode ser a melhor solução para automatizar a inserção de dados que atravessam um ou mais sistemas, de maneira rápida e automática.

Ou seja, em vez de realizar todos os passos acima, seu processo de trabalho poderia ser:

1. Funcionário cadastra o cliente no sistema de gestão. Automaticamente, o cliente será cadastrado também nos demais sistemas;

2. Cliente realiza o pagamento. Automaticamente, essa informação é enviada para os outros sistemas, bem como os detalhes da compra.

Na Tecnologia da Informação, isso é possível com o emprego de soluções como a centralização de dados e o uso de soluções como DevOps, cloud computing e APIs, por exemplo. Com essas tecnologias sendo aplicadas de maneira correta e integrada, os processos são automatizados, as interfaces ficam mais simples e é possível aumentar a capacidade de processamento assim que necessário. 

Sem erros e sem perda de tempo. Note que o exemplo acima é uma simplificação de algumas situações que ocorrem em empresas de todos os portes. Apenas um profissional de TI pode avaliar seus sistemas atuais e propor a melhor estratégia para implementar esse tipo de solução!

Vantagens e benefícios

Agora que você já sabe como a integração de sistemas é útil para sua empresa, veja em como ela impacta o dia a dia dos seus negócios.

Dá maior confiabilidade das informações

As empresas que precisam digitar uma mesma informação várias vezes sabem o quanto isso eleva as chances de erros. Dessa maneira, as informações devem ser revisadas com constância. Para piorar, muitas vezes, o processo de decisão é prejudicado, já que as informações deixam de ser seguras e atualizadas.

Deixa os processos mais ágeis

Quando uma informação reflete nos diversos sistemas necessários, os processos se tornam mais ágeis. Assim, as atividades são concluídas em menos tempo e os consumidores ficam mais satisfeitos e mais propensos à fidelização. Por outro lado, os colaboradores ficam ainda mais motivados e produzem mais, já que a necessidade de retrabalho é menor.

Reduz o retrabalho

Quando as informações em sistemas diferentes são divergentes, os colaboradores deverão rever as ações e, muitas vezes, até realizá-las novamente. Com isso, mais tempo é gasto em operações que podem ser otimizadas facilmente. O problema pode acarretar em irritação dos clientes com o longo tempo de espera no atendimento e a dificuldade dos funcionários em fornecer informações corretas.

Aumenta a produtividade de toda a equipe

Todo gestor sonha em aumentar a produtividade da sua equipe. Várias ações são úteis, como bonificações, gamificações e projetos eficientes de treinamento e feedback. Entretanto, quando a quantidade de informações manuais é grande, a dificuldade em aumentar a produtividade é maior.

Por outro lado, com sistemas integrados, os colaboradores têm mais tempo para usar em tarefas que trarão mais lucro para a instituição e deixar as operações manuais para os sistemas automatizados.

Quais são os desafios?

Embora fazer a integração dos sistemas seja importante para as empresas, diversos desafios devem ser vencidos para que os objetivos apareçam para a instituição. Veja agora quais são os principais.

Mapear os processos corretamente

Integrar os sistemas é importante, mas isso só pode ser feito com um estudo para mapear os processos empresariais corretamente, bem como um diagnóstico dos seus sistemas feito por um especialista. Assim, ficará mais fácil ganhar agilidade no atendimento ao cliente e entender como é possível facilitar a vida dos colaboradores, ao mesmo tempo em que a empresa ganha eficiência e competitividade.

Analisar as soluções existentes no mercado

Analisar as soluções já existentes no mercado também é importante para saber como é possível implementá-las à realidade da empresa, já que cada instituição tem suas particularidades. Com essa informação, fica mais fácil saber se é possível personalizar uma solução de mercado ou se é necessário partir para uma solução própria.

Descobrir se o seu caso é de uma solução própria, construída do zero

Dependendo da empresa, o melhor será construir sua própria solução. Um profissional pode fazer esse diagnóstico e encontrar a melhor alternativa em termos de custo e eficácia. Se a decisão for essa, a empresa terá maior capacidade de deixar cada processo de acordo com suas necessidades específicas. Por isso, a análise deve ser realizada pensando nos projetos da empresa, incluindo os de médio e longo prazo. Assim, a instituição não investirá naquilo que terá pouca serventia ou que não ajudará no futuro.

Alinhar a tecnologia com a estratégia da empresa

Outro ponto fundamental é que a tecnologia adotada deve estar alinhada com a estratégia empresarial. Isso significa que a tecnologia deve ajudar a instituição, não o contrário.

Como você viu, a integração de sistemas é fundamental para as empresas que desejam crescer e vencer a concorrência. Ela deixa os processos mais simples, rápidos e confiáveis, o que é importante para a tomada de decisões e para o sucesso dos clientes.

Por isso, pesquise quais são as soluções mais interessantes para seu negócio. Assim, você terá mais segurança em adotar aquelas que ajudarão mais os seus processos. Ao implementar a integração de sistemas, toda cultura empresarial será modificada. Isso mostra aos colaboradores que a empresa está preocupada em tornar a vida deles mais automatizada e fácil.

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